داشبورد مدیریتی چیست؟

یکی از نیازهای امروز مدیران و کاربران، طراحی و استفاده از داشبورد های مدیریتی با کمک نرم افزار ها و ابزارهای End-User و غیر فنی مانند اکسل و یا Power Pivot می باشد. هر سازمان بزرگ یا کوچک در هر جایگاهی از کسب و کارش هزارن دلیل دارد تا با قدرت بخواهد موقعیت فعلی خود را حفظ کند و برای رسیدن به این مهم باید قبل از هر چیز داده های موجود در منابع داده های خود را پاک سازی و آماده سازی کند تا بتواند با مصور سازی داده ها نظارت خوبی بر روند فعالیت های خود داشته باشد.

هرگونه مصور سازی و نمایش گرافیکی داده های مهم سازمان و یا یک کسب و کار در یک صفحه با نظم و طراحی مشخص و هدفدار شامل مجموعه ای از عناصر گرافیکی که قادر به اتصال دائمی به منبع اصلی داده ها هستند.

در سیستم های اطلاعات مدیریت، داشبورد ارائه گرافیکی مهم ترین اطلاعات مورد نیاز برای رسیدن به یک یا چند هدف مشخص است؛ که در یک صفحه با دقت و نظم چیده شده اند، تا مدیران بتوانند با یک نگاه وضعیت موجود را نظارت کنند.

تفاوت داشبورد با گزارش چیست؟

در داشبورد با یک نگاه به تمام امور مهم نظارت داریم، اطلاعات حیاتی کسب و کار را مانیتور می کنیم. داشبورد ها ساده و بدون جزئیات هستند. در گزارش های سنتی جزئیات بیشتری درج می شوند و بصورت سنتی مستند سازی ها و حجم انبوهی از داده ها با هدف های سطح پایین تر مورد بررسی قرار می گیرند.

در داشبورد ها اهداف و KPI ها و Target ها به خوبی مشخص شده و مانیتور می شوند.

داشبورد ها در تجزیه و تحلیل کردن داده ها و ارائه اطلاعات جهت رسیدن به اهداف کسب و کار، بسیار کارآمد هستند. با داشبورد، اتفاق های افتاده در سازمان را در کمترین زمان می توان نظارت کرد و بر اساس آن تصمیمات موثری اتخاذ کرد. اما بررسی کردن گزارش های سنتی به زمان بیشتری نیاز دارد. در نتیجه گزارش های سنتی برای نظارت سریع و تصمیم گیری مورد استفاده قرار نمی گیرید، بلکه برای دیدن جزئیات بیشتر کارها و بررسی های جزئی تر قابل استفاده می باشند.

برخی مزایای داشبورد مدیریتی:

ارائه تصویری کارآمد از عملکرد سیستم
ایجاد توانایی در شناسایی و تصحیح روندهای منفی
قابلیت اندازه گیری کارآمدی و ناکارآمدی سیستم
توانایی در تولید گزارش‌های جزئی از روندهای جدید
توانایی تصمیم گیری آگاهانه تر بر اساس اطلاعات کسب و کار جمع آوری شده
ایجاد تراز بین استراتژی‌ها و اهداف سازمانی
ذخیره زمان در ایجاد گزارش‌های سازمانی
ایجاد دید کلی و سریع از عملکرد سیستم
نظارت بر عملکرد سازمان و واحدها
کمک به تصمیم گیری سریعتر و بهتر
نمایش وضعیت کل سازمان در یک نگاه
دسترسی سریع به اطلاعات از مجموعه چند منبع
داشبوردها به طور کلی به سه دسته تقسیم می شوند:

استراتژیک (Strategic Dashboard): داشبوردهای استراتژیک، غالباً به منظور مقایسه وضعیت سازمان با اهداف استراتژیک مورد استفاده قرار می گیرند. این داشبوردها، امکان بازبینی کلی و سریع از وضعیت کنونی سازمان را فراهم کرده و به مدیران برای تصمیم گیری های اجرایی، مانند تنظیم اهداف کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت کمک شایانی می کنند. این داشبوردها با استفاده از اطلاعات دوره ای تهیه می شوند.

تحلیلی (Analytic Dashboard): داشبوردهای تحلیلی، همانطور که از نامشان مشخص است، با آنالیز اطلاعات مدیر را در اتخاذ تصمیم یاری می نمایند. این داشبوردها، شامل بازبینی و مقایسه اطلاعات سنواتی و ارزیابی عملکرد سازمان می باشند. با در اختیار داشتن یک داشبورد تحلیلی، مدیر به آسانی، درکی صحیح از وضع موجود و دلایل آن را در اختیار خواهد داشت. به عنوان مثال، با استفاده از یک داشبورد تحلیلی می توان مشخص کرد که چرا اهداف واحد فروش محقق نگردیده، چه مسائلی دستیابی به این هدف را ناممکن نموده است و … .

داشبوردهای عملیاتی (Operational Dashboard): داشبوردهای عملیاتی، به پایش کارکردهای حیاتی سازمان، پرداخته و این امکان را برای مدیران فراهم می کنند تا از وضعیت چنین کارکردهایی در هر لحظه مطلع باشند. این داشبوردها از اطلاعات آماری استفاده نمی کنند و تحلیل و آنالیزی را بر عهده ندارند. یک داشبورد عملیاتی خوب، در لحظه، سریع و قابل اجرا است. چنین داشبوردهایی بیشتر توسط مدیران بخش های مختلف سازمان استفاده می شوند تا در سطوح اجرایی.

منابع: ویکی پدیا / vdash.ir